OneDriveの疑問にお答えします

【ご相談内容】
　メールソフト「Outlook 2019」でメールの送受信をしていますが、突然、送受信ができなくなりました。
ストレージがいっぱいだと表示されます。
写真等は外付けのＨＤＤからアクセスしているのでストレージがいっぱいと出ても使えてるから無視してます。
バックアップのことのようですが、購入を促されます。
必要なのでしょうか。必要ない場合、使わないように設定できますか？

【回答】
Windows 11 に標準搭載されている「OneDrive（ワンドライブ）」というアプリが原因です。
おそらく初期設定の時に有効にしたかと思います。

【OneDriveのアイコン】
目印は雲（クラウド）のマークです。

　このアプリの目的はパソコンのデスクトップ、ピクチャ、ドキュメントなどのフォルダをマイクロソフトのサーバーにバックアップをとることです。

サーバーの保存エリアを「クラウドストレージ」と呼んでいますが、無料で使える容量は５ＧＢです。
「ストレージがいっぱい」とは、写真や動画などで５ＧＢに達していて、これ以上保存できないということです。
Outlookのメールもこのエリアに保存されるため、送受信も出来なくなります。
外付けのHDDなどにバックアップをとっているのであれば必要ないアプリですが、メールの送受信を続けるのであれば、写真や動画を削除して空き容量をつくるか、有料に切り替えて容量を増やす必要があります。

私のパソコンには８GB余りの写真や動画が保存されています。
OneDriveを使っていませんでしたのでこれを有効にして、ご相談者の状況を再現して対処方法を説明します。

【エクスプローラを開く】
タスクバーにある［エクスプローラ］アイコンをクリックしてホームタブを開きます。

　私のパソコンでは「デスクトップ」「ドキュメント」「ピクチャ」の３つのフォルダーをバックアップするように設定してあります。既に５ＧＢに達しているため、これ以上保存できないという意味でフォルダーには「Ｘ」マークがついています。
注意： サーバーにバックアップできないだけで、パソコンのフォルダには通常通り保存されています。また、サーバーにバックアップされた5GBの写真や動画などはそのまま保存されています。今回は満杯に近い状態からスタートしています。

画面右下の通知領域にある雲マークにも「Ｘ」がついています。

【注意メッセージ】
クラウドストレージが満杯に近づくと下のようなメッセージが表示されました。
つまり、満杯になると新しい写真や動画などのバックアップできなくなり、
更にOutlookでメールを送受信することが出来なくなるということです。
「ストレージ追加」のボタンで購入を促しています。
重要： 警告を無視して使い続けるとメールの送受信ができなくなります。

【対処方法】
有料コースに切り替えるか、次の手順で対処してください。
① エクスプローラーを開いて「Ｘ」のついているフォルダーを開き不要な写真や動画を削除します。

② 「Ｘ」印が消えて雲のマークが表示されたら、満杯は解除され、メールの送受信もできるようになります。

③ 通知領域の雲マークの「Ｘ」も消え、正常な状態になります。

【OneDriveを終了する】
このまま使用を続けてもいいですが、暫くするとまた満杯になってしまいます。
外付けHDD等にバックアップをとっているならば、次の操作でOneDriveを終了するとよいでしょう。
④ 通知領域の雲マークを右キリックするとメニューが出てきますので［同期の一時停止］ー［OneDriveの終了］をクリックします。

⑤ 確認のメッセージが出ますので［OneDriveを終了］をクリックします。

⑥ エクスプローラーを開き確認します。フォルダーの前の雲マークが消えています。
注：OneDriveの終了と言っても「同期の停止」ですからフォルダーは残っています。OneDriveのフォルダーの中身はパソコンのフォルダー（ローカル）と同じものです。

【重要】
パソコンの設定によってはシャットダウンや再起動をすると、OneDriveが自動的に起動することがあります。雲マークが再び現れたときは次の手順でOneDriveの自動起動を無効にしてからもう一度終了操作をしてください。
① タスクバーのなにもないところを右クリック して［タスクマネージャー］を開きます。

② タスクマネージャーが開いたら［スタートアップアプリ］タブを開き、一覧から 「 OneDrive」 を探し、右クリックして ［無効化］ を選択すれば再起動後も自動起動しなくなります

【OneDriveの再開】
OneDriveを終了（同期の停止）してもサーバーには終了した時のまま残っています。
すべてのプログラムを開き［OneDrive］アイコンをクリックすれば直ぐに再開することができます。


【OneDriveアプリを削除する】
もし「もう使わない」と決めているならアンインストールが確実です。
［設定］ → ［アプリ］ → ［インストールされているアプリ］ を開き、
一覧から 「Microsoft OneDrive」 を探し、三点マークから［アンインストール］ をクリック するとシステムから完全に削除されます。

アプリをアンインストールした後のエクスプローラのホームタブです。
OneDriveのアイコンが残っていますが、クリックしてもいずれも無効です。

【注意事項】
OneDriveが有効（同期停止中も含む）の間、パソコンのフォルダーから写真や動画をを削除すると、クラウドストレージにバックアップされている写真や動画も削除されてしまいます。
しかし、アプリを削除した後に、パソコンのフォルダーから写真や画像を削除すると、クラウドストレージにバックアップされている写真や画像は残っています。アプリを再インストールして同期を再開すると削除した写真や動画が復元されますので注意してください。
【ご参考】
クラウドストレージサービスにはOneDriveの他にGoogle Driveがあります。
Google Driveは無料で使える容量が１５ＧＢと多く、使い勝手もよいので、私はこちらを使っています。
Google Driveの場合は満杯になるとGメールが送受信出来なくなります。